1.DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK
A.
Dokumen Publik
Apa yang dimaksud dengan dokumen publik?
Dokumen publik itu berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan
secara umum dan bebas. Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam
perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah
yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut.
1.
Contoh-contoh dokumen publik
Berdasarkan pengertian dari dokumen publik
kita dapat mengetahui apa-apa saja contoh dokumen publik adalah Buku, Majalah,
Koran, Rekaman, Gambar, dan segala sesuatu yang bisa di sebar luaskan atau di
terbitkan kepada seluruh masyarakat.
2. Fungsi dokumen publik
Perpustakaan
merupakan salah satu bentuk dari dokumen publik. Fungsi dari perpustakaan bisa
juga menjadi fungsi untuk dokumen publik, seperti:
a. Sarana
penyedia informasi bagi masyarakat luas.
b. Sebagai
sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.
c. Untuk
memajukan pemikiran masyarakat.
d. Bisa menjadi
sarana hiburan yang bermanfaat bagi seluruh masyarakat luas.
e. Bisa
dimanfaatkan secara bebas.
3.Prinsip-prinsip pengelolaan
dokumen publik
Prinsip pengolahan dokumen publik ini bisa kita sangkut pautkan dengan
pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan. Pengolahan koleksi perpustakaan
merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima
perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai atau pembaca..
Pengolahannya meliputi:
a). Membuat indentifikasi informasi
Dimulai dari
registrasi :
Pertama
yaitu mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi,
sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. catatan
keterangan fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan informasi lain
yang dianggap penting.
Kedua, memberikan identitas agar
semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti milik oleh perpustakaan,
dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.
b). Katalogisasi
Membuat
katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/ bahan pustaka
secara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, julah
halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya.
c). Klasifikasi
Klasifikasi
adalah mengelompokan seluruh koleksi menurut kelas/ kelompok tertentu. Biasanya
menurut subyek atau isi buku. Maksudnya agar koleksi terkelompok dan tersusun
dengan baik, sehingga mudah dicari kembali.
d). Kelengkapan koleksi
Antara lain
label, kartu buku, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog, sesuai
dengan kebutuhan dan kebijakan perpustakaan. Kartu dijajarkan sebagai pedoman
dan dijajarkan menurut sistem tertentu (abjad/kamus, nomor kelas).
e). Penyusunan koleksi
Penyusunan,
penataan, dan penempatan koleksi pada rak buku dipergunakan oleh pengunjung
perpustakaan.
Penyusunan ada dua cara :
Pertama adalah penempatan tetap
(buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah lokasinya).
Kedua adalah penempatan relatif
(buku bisa bergeser sesuai dengan kebutuhan).
f). Pengolahan dengan komputer
Kegiatan
yang harus dilakukan adalah pemasukan data, pembuatan lembar kerja dan
pembuatan barcode.
B.Dokumen Semi Publik
Dokumen semi publik adalah dokumen yang
dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen ini tidak
disebarluaskan secara bebas. Tetapi hanya orang-orang tertentu yang dapat
mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi atau dokumen
ini dapat di publikasikan secara terbatas.
1. Contoh-contoh dokumen semi publik
a. Rekod
Rekod adalah
dokumen yang di buat oleh Badan korporasi, keluarga, perorangan dalam
menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Rekod dapat disebut juga dengan arsip
dinamis.
b. Arsip
Fungsi arsip
menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
1). Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan
secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya
dibedakan menjadi :
a.
Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan
bagi kelangsungan kerja.
b.
Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah mulai menurun
dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
c.
Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah
arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2).
Arsip Statis
Arsip Statis
adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan
sehari-hari Administrasi Negara
(dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari).
2. Fungsi dokemen semi publik
a.
Direkam dan dipublikasikan secara terbatas.
b.
Bermanfaat bagi kelompok atau organisasi tertentu.
c.
Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau
menunjang kegiatan, sehingga dapat disimpan sebagai bukti aktivitas.
d.
Tidak boleh
dipakai oleh orang luar tetapi bisa dipakai jika mendapatkan izin.
3. Prinsip-Prinsip Pengeleloaan Dokumen Semi Publik
Menurut Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43
Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :
1. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c
terdiri atas:
a. pengelolaan arsip dinamis; dan
b. pengelolaan arsip statis
2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif,
dan arsip inaktif
3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
4. Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
5. Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan
oleh arsiparis.
2.LEMBAGA PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI-PUBLIK
A.
Lembaga
pengelola dokumen publik yaitu :
1. Perpustakaan
Ialah
Sebuah ruangan, bagian
sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku
dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk
digunakan pembaca, bukan untuk dijual.Suatu unit kerja yang substansinya merupakan
sumber informasi yang setiap saat dapat digunakan oleh pengguna jasa layanann.
2.
lembaga dokumentasi
Ialah PDII LIPI (Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia) memiliki tugas dan wewenang
untuk melakuka pemantauan atas seluruh
publikasi terbitan berkala yang diterbitkan di Indonesia
B.Lembaga
pengelola dokumen semi-publik yaitu
1.
Lembaga kearsipan anri (Arsip Nasional Republik
Indonesia) Bertugas menyimpan dokumen
bukan untuk dipinjamkan kepada pengguna.
Perbedaan Perpustakaan dan
Arsip
Perpustakaan
berfungsi sebagai meminjam buku dan bahan
perpustakaan lainnya, ditulis oleh pengarang yang berlainan. Buku dan bahan
perpustakaan lain membuat penjelasan, komentar maupun pendapat penulisnya untuk
mempengaruhi pembaca
Arsip berfungsi
sebagai berkas arsip tidak ditulis oleh pengarang yang berlainan melainkan
dihasilkan oleh lazimnya satu lembaga. Berkas arsip tidak memberikan
penjelasan, komentar maupun usaha untuk mempengaruhi pembacanya.
3.
Kompetensi Pengelola Dokumen Publik & Semi-Publik
Kompetensi
UU No. 13/2003 tentang
Ketenagakerjaan Pasal 1 (10), Kompetensi adalah kemampuan kerja setiap individu yg mencakup aspek
pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yg sesuai dgn standar yg ditetapkan
Kompetensi
merupakan kemampuan yang mencakup aspek pengetahuan, keahlian, dan sikap kerja
yang dibuktikan dengan sertifikat kompetensi yang dterbitkan oleh lembaga
sertifikasi atau lembaga pendidikan yang terakreditasi (PP No.24/2014
tentang Perpustakaan Pasal 38,5)
Lembaga Dok. Publik yaitu Perpustakaan/ dokumentasi dan pustakawan
Pustakawan
adalah UU No. 43 tahun 2007, “pustakawan adalah seseorang yang memiliki
kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan
serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan
pelayanan perpustakaan.
Syarat
Pustawakan adalah Menempuh pendidikan formal ataupun non-formal
sekurang-kurangnya mengikuti pelatihan D2 kepustakawan.Bekerja di Perpustakaan, pusat dokumentasi, ataupun pusat informasi
lainnya.
Kompetensi
Pustakawan ialah Pengetahuan tentangsumber informasi, penelusuran informasi
perilaku pemustaka, dan kebutuhan informasi.
Lembaga Dok. Semi-publik yaitu Arsiparis
• Pengertian
Arsiparis menurut Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:
PER/3/M.PAN/3/2009 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis Dan Angka Kreditnya, Arsiparis adalah jabatan
yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk
melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh
Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh
pejabat yang berwenang.
4.ORGANISASIINFORMASI
A.
Organisa
Informasi
Organisasi informasi adalah
kegiatan mengorganisir informasi agar informasi
Jenis-jenis Informasi:
1.
Informasi sekunder
2.
Informasi primer
3.
Informasi tersier
B.
Sarana
Bibliografi
Bibliografi berasal dari Bahasa Yunani “biblion” yg artinya buku
dan “graphein” yg artinya menulis.
Secara etimologis,
bibliografi berarti penulisan buku Bibliografi dikenal dengan istilah:
• Daftar Pustaka
• Daftar Bacaan
• Referensi
• Daftar Rujukan
• Literatur
• Daftar Acuan
• Sarana bibliografi adalah
suatu sarana atau alat yg berisi daftar bahan pustaka yg digunakan utk
memudahkan penelusuran/ pencarian informasi.
C. Lembaga Pengawasan Bibliografi di Indonesia
1. Perpustakaan Nasional
Republik Indonesia
2.
PT. Gunung Agung
3.
PDII-LIPI(Dokumentasi dan Informasi Ilmiah –LIPI)
5.SIKLUS TRANSFER INFORMASI
1.
Pengertian
Informasi
adalah
suatu
kebutuhan
pokok
bagi
kita, dalam
hidup
bermasyarakat
kita
tidak
dapat
terlepas
dari
pentingnya
informasi yang dapat di
peroleh dari berbagai media, baik media cetak, elektronik
maupun
dari
kecanggihan internet.
Siklus informasi adalah gambaran secara umum Mengenai proses terhadap data sehingga
menjadi
informasi yang bermanfaat
bagi
pengguna. Informasi yang
menghasilkaninformasiberikutnya.
Adapun klasifikasi informasi menurut sumber diantaranya :
a.
Informasi
Primer
Adalah hasil karya pengarang atau peneliti yang orisinil, naskah yang ditulis
bias
juga
disebut
naskah
orisinil. Contohnya
·
Laporan
penelitian
·
Monografi
yang deskripsikan suatu masalah
·
Suatu
teori yang belum
pernah
dicetuskan
oleh
seseorang
·
Hasil
penemuan
·
Thesis,
skripsi, dll
b.
Informasi
Sekunder
Adalah susunan-susunan
informasi
yang telah
dirapikan
dari
sumber
informasi
primer
dengan
suatu
cara
tertentu. Contohnya :
·
Majalah
yang mengulas informasi primer
·
Indeks,
mendaftarkan buku/artikel atau karya lainnya
·
Buku-buku
referensi
·
Jurnal
·
Ulasan
·
Essay
c.
Informasi
tersier
Adalah sumber informasi untuk memudah kan para peneliti/para pencari informasi yang mereka cari (Lancaster,1979). Sumber
tersier
merupakan
memuat
informasi
berupa
saringan, rangkuman
atau
kumpulan
dari
sumber primer dan
sekunder. Contohnya :
·
Director
dan buku
tahunan
·
Daftar
dari
bibliografi
·
Katalog
induk
majalah
·
Daftar
dari
indeks
·
Daftar
dari
majalah
abstarak
·
Petunjuk
informasi
·
Daftar
laporan
penelitian
2.
Jenis-jenis Informasi
1. Informasi berdasarkan fungsinya
Jenis
informasi
berdasarkan
fungsi
adalah
informasi
yang
berdasarkan
materi
dan
kegunaanya. Informasi
jenis
ini
meliputi:
a. Informasi yang menambah
pengetahuan, misalnya
peristiwa
bencana
alam.
b. Informasi yang mengajari
membaca, misalnya
informasi
pendidikan
c. Informasi edukatif, misalnya tulisan trik menjadi mahasiswa aktif, Tips menjadi siswa berprestasi dll.
2. Informasi berdasakan format penyajian
Informasi
jenis
ini
adalah
informasi
berdasarkan
bentuk
penyajian
informasi.
Jenis informasi ini antara lain: seperti lukisan, foto, karikatur, tulisan teks dll.
3. Informasi berdasarkan lokasi peristiwa
Informasi berdasarkan lokasi peristiwa adalah informasi berdasarkan lokasi peristiwa berlangsung. Misalnya
seperti
informasi
dari
dalam
negeri
dan
informasi
dari
luar
negeri.
4. Informasi berdasarkan bidang kehidupan
Informasi
berdasarkan
kehidupan
adalah
informasi
berdasarkan
bidang-bidang
kehidupan yang ada, misalnya
pendidikan, sastra, budaya,
ilmu pendidikan dll.
5. Informasiberdasarkanpenyampaianya
Meliputi
informasi
yang
disediakan
secara
berkala,
secara
tiba-tiba,
setiap saat, atau diperoleh berdasarkan permintaan.
6.
SIKLUS
TRANSFER INFORMASI
A.
Klasifikasi Informasi Menurut Sumber
1. Informasi Primer
Informasi
primer adalah hasil karya pengarang atau peneliti yang orisinil, naskah yang
ditulis langsung ini bisa juga disebut naskah orisinil.
Jadi, informasi primer adalah
tulisan-tulisan yang di buat dari para peneliti/pengarang bukan berdasarkan referensi
dari buku lain/orang lain.
Contohnya apabila ada seorang
peneliti, dia meneliti sesuatu tentang hal-hal yang belum pernah
ditemukan/diteliti oleh orang lain, kemudian dia menuliskan hasil
penelitiannya, maka tulisan yang dia tulis tentang penelitian itu di sebut
naskah orisinil (sumber informasi primer).
Contoh
informasi primer
- laporan penelitian
- monografi yang deskripsikan suatu
masalah
- teori yang belum pernah di cetuskan
oleh seseorang
- hasil penemuan
- thesis, skripsi, dll.
Dari naskah tersebut yang
diterbitkan disebut terbitan primer
2. informasi sekunder
Informasi
sekunder adalah susunan-susunan informasi yang telah di rapikan dari sumber
informasi primer, dengan suatu cara tertentu. Bisa juga dikatakan sebagai
ulasan-ulasan dari pengetahuan-pengetahuan baru/sumber informasi primer. Informasi
ini membantu para pembaca untuk memahami informasi dari sumber informasi
primer. Informasi ini berdasarkan referensi-referensi dari naskah orisinil
(informasi primer).
Contoh
— Majalah
yang mengulas informasi primer
— Indeks,
mendaftar sekumpulan buku/artikel atau jenis karya lainnya
— Buku-buku
referensi
3. Informasi Tersier
Informasi
tersier adalah sumber informasi untuk memudahkan para peneliti/para pencari
informasi untuk mencari suatu informasi yang mereka cari.
Contoh
Informasi Tersier:
• Direktori
dan buku tahunan
• Daftar
dari Bibliografi
• Katalog
induk majalah
• Daftar
dari indeks
• Daftar
dari majalah Abstrak
• Petunjuk
informasi
• Daftar
laporan penelitian
• Daftar
perpustakaan dan sumber informasi
• Petunjuk
organisasi
B. Peran Perpustakaan Dalam siklus
transfer informasi
- Sebagai pengelola informasi primer
yang telah diterbitkan
Menyajikan dan mendiseminasikan atau mendistribusikan berbagai macam
informasi terbaru dari berbagai penerbit, dengan berbagai layanan seperti jasa
referensi dan layanan pencarian literatur untuk transfer informasi pada
pemustaka.
- Sebagai pengelola informasi
sekunder
Perpustakaan
bertanggungjawab dalam hal publikasi dan distribusi informasi secara langsung kepada pemustaka yg
dpt dilihat dalam hal mengindeks dan mengabstraksi bibliografi nasional penerbit,
- Sebagai pembuat dan pengelola
informasi tersier
- Sebagai jembatan penghubung kepada
user (masyarakat)
Dalam transfer informasi ini terjadi hubungan timbal-balik dan komunikasi
antara pengarang dan penerbit dengan perpustakaan, dan pihak perpustakaan dengan pemustaka baik secara formal
maupun informal.
8.
CONTROL DAN
AUTHORITY LIST
1.
Pengertian
Authority Control dan Authority List
Kata authority berasal dari
gagasan bahwa nama-nama orang, tempat, benda dan konsep diotorisasi. Yaitu
mereka dibentuk dalam satu bentuk tertentu. Judul atau pengenal ini diterapkan
secara konsisten di seluruh katalog yang menggunakan file otoritas masing-masing
dan diterapkan untuk metode lain dalam mengatur data seperti hubungan dan
referensi silang. Entri terkontrol dijelaskan dalam catatan otoritas dan dalam
hal ruang lingkup dan penggunaannya, dan organisasi ini juga membantu staff
perpustakaan mempertahankan katalog dan membuatnya mudah digunakan para
pengguna.
Authority
control tidak hanya menyangkut data bibliografi. Dalam subsistem sirkulasi juga menjadi salah satu pilar sistem automasi
perpustakaan.
Jadi, Authority control adalah
kegiatan menetapkan, membuat, dan menggunakan istilah standar yang dipakai
dalam katalog perpustakaan beserta acuannya. Sampai saat ini authority control
belum banyak digunakan, padahal authority control merupakan hal yang penting
bagi perpustakaan sebagai bentuk kontrol bibliografi. Oleh karena itulah, perlu
dikembangkan sebuah sistem authority control yang efektif, yang dapat dijadikan
alat atau sarana bagi pustakawan dalam menentukan keseragaman akses pada
katalog sehingga terdapat konsistensi dalam penentuan titik akses informasi dan
untuk meningkatkan hasil temu kembali informasi.
Sedangkan
Authority list
merupakan daftar judul yang dipilih untuk digunakan dalam katalog, disusun
sebagai karya referensi resmi oleh para katalog untuk digunakan di dapartemen
katalog. Authority list merupakan formulir yang disetujui dari setiap judul
untuk menghilangkan pencarian lebih lanjut jika judul yang sama diminta lagi
untuk katalogisasi buku – buku selanjutnya, nama orang, tempat file otaritas.
(Marais
2004) menyebutkan bahwa authority list merupakan faktor utama dalam
terbentuknya data yang berkualitas. Oleh karena itu, kataloger harus mengikuti
aturan dan prosedur, sehingga meminimalisir kesalahan dan duplikasi data.
Authority
list berisi nama dan subjek yang dapat ditambahkan ke catatan katalog untuk
menyederhanakan pencarian dengan memberikan kosakata yang konsisiten untuk
titik akses. Yang dapat diruku dengan nama lain seperti daftar judul, kosakata
pengindeksan,.
Untuk katalogisasi buku
buku selanjutnya. Nama orang, tempat, badan perusahaan, judul karya, judul
seri, dan nama subjek semuanya adapat dimasukkan dalam Authority List.
2 Tahapan Pelaksanaan Authority Control
-
Memastikan
titik-titik temu unik dan konsisten dalam isi dan bentuk
-
Meningkatkan
ketetapan dan perolehan data
-
Menyediakan
satu jaringan yang menghubungkan berbagai tajuk yang berhubungan pada katalog
-
Meningkatkan
temu kembali dengan menyediakan konsistensi pada bentuk-bentuk tajuk yang
digunakan untuk mengidentifikasi pengarang, nama tempat, judul seragam, seri
dan subjek
(Ferguson 2005)
menyebutkan bahwa dengan adanya keseragaman istilah akan membuat penelusuran di
perpustakaan menjadi semakin efisien dan akurat.
2.3 Contoh Penggunaan
- Seperti pengaplikasian Authority Control pada
katalog online OPAC memungkinkan pengguna untuk menelusur dengan pengarang
atau istilah yang umum. Dengan adanya Authority Control akan memudahkan
pengguna dalam menelusur informasi. Dalam bentuknya yang paling sederhana,
Authority control terlihat oleh pemakai sebagai sebuah daftar sederhana
yang mengandung sebuah nama atau istilah resmi yang dipakai didalam
katalog yang bersangkutan. Misalnya : sebuah nama file berisi daftar
nama-nama pengarang yang mungkin muncu di salah satu ruas katalog. Bagi
pemakai, daftar nama tersebut berfungsi sebagai pernyataan tentang cara
menuliskan nama yang benar dan yang dapat diterima oleh katalog sebagai
nama “resmi”.
- Authority control dapat juga dipakai untuk
mengecek atau memvalidasi nama anggota perpustakaan. Misalnya : ketika
seorang petugas perpustakaan atau sebuah mesin pengembalian buku otomatis
mnerima nama dan identitas seorang anggota perpustakaan, maka komputer
pertama-tama akan melakukan pengecekan ke sebuah berkas yang berisi daftar
semua anggota perpustakaan.
- Untuk membantu menemukan file yang tepat untuk
mengindeks materi bergambar seperti ketika membuat katalog foto
documenter, kartun, cetakan, poster, ilustrasi, dangambar desain.
·
di dalam katalog
terdapat nama atau ejaan yang berbeda hanya untuk satu orang atau subjek.
Authority control digunakan oleh pustakawan membuat katalog untuk mengumpulkan
bahan-bahan yang secara logis dimiliki bersama tetapi yang menampilkan diri
mereka secara berbeda. Sebagai contoh : istri pertama Charles, “Prince of
wales” digambarkan oleh artikel Diana, misalnya Putri Diana , tetapi baik Putri
Diana dan Diana, Prince of wales menggambarkan orang yang sama. Catatan
otoritas akan memilih satu judul sebagai yang disukai untuk konsistensi. Dalam
katalog perpustakaan online, berbagai entri mungkin terlihat seperti ini :
1. Diana.
(1)
2. Diana,
Putri Wales. (1)
3. Diana,
Princess of Wales, 1961-1997 (13)
4. Diana,
Princess of Wales, 1961- 1997 (1)
5. Diana,
princess of Wales, 1961- 1997 (2)
6. DIANA,
PRINCESS OF WALES, 1961-1997
Istilah istilah yang berbeda ini menggambarkan orang
yang sama. Dengan demikian, authority control mengurangi penulisan ini ke satu
penulisan unik atau judul resmi.
9.
PENGINDEKSAN SUBJEK
A.
Pengertian Pengindeksan Subjek
Dalam
ilmu perpustakaan indeks memilikiarti yang lebih luas. Ada 2 unsur penting
dalam kegiatan pengindeksan, yaitu orang yang membuat indeks atau indekser dan
objek yang di indeks. Objek yang diindeks meliputi buku, artikel, jurnal, atau
laporan. Indeks yang dihasilkan diharapkan berguna sebagai penelusuran
informasi yang dibutuhkan. Istilah indeks diperoleh melalui proses
pengindeksan.
Tujuan
utama pengindeksan ialah untuk membentuk representasi dari dokumen dalam bentuk
yang sesuai dalam Pendapa tersebut dapat dinyatakan bahwa tujuan utama
pengindeksan adalah untuk membuat wakil dokumen yang memudahkan proses penemuan
kembali.
Indek
sada 2 jenis yaitu, indeks subjek dan indeks pengarang. Jika atribut tersebut
adalah subjek, maka indeks yang mewakilinya disebut indeks subjek, jika atribut
tersebut adalah pengarang maka indeks yang mewakilinya disebut indeks
pengarang. Pada perpustakaan dan pusat informasi kedua indels diatas digunakan
dalam proses temu kembali informasi. Untuk menghasilkan indeks subjek dilakukan
kegiatan pengindeksan subjek. Pengindeksan subjek menghasilkan deskripsi indeks
yang merupakan wakil ringkas isi dokumen. Pengimdeksan subjek dapat dilakukan
dengan 2 cara yaitu, pengindeksan secara manual dan otomatis.
B. KonsepPengindeksanSubjek
Konsep
pengindeksan subjek dalam satu bahan pustaka dibedakan menjadi tiga(Miswan
2003:4), yaitu :
1. Disiplin
ilmu
Yaitu
istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilmu pengetahuan. Disiplin
ilmu dapatdibedakan menjadi 2 kategori yaitu:
a. Disiplin
fundamental, yang meliputi bagian-bagian utama ilmu pengetahuan. Oleh para ahli
disiplin fundamental dikelompokkan menjadi tiga, yaitu :ilmu-ilmu sosial,
ilmu-ilmu pengetahuan alam, dan ilmu-ilmu kemanusiaan.
b. Sub
disiplin,
Merupakan bidang
special dalam satu disiplin fundamental. Misalnya dalam disiplin ilmu
fundamental alam, sub disiplinnya terdiri dari fisika, kimia, biologi, dan
sebagainya.
2. Fenomena
( topik yang dibahas )
Merupakan
wujud/benda yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu.
3. Bentukialahcarabagaimanasuatusubjekdisajikan.
Dibedanmenjaditigajenis :
a. Bentuk
fisik, yakni medium atau sarana yang digunakan dalam menyajikan suatu subjek.
Misalnya dalam bentuk buku, majalah, pita rekaman, dan sebagainya.
b. Bentuk
penyajian
yang menunjukkan pengaturan atau organisasi
isi bahan pustaka. Ada tiga bentuk penyajian, yaitu :menggunakan
lambang-lambang dalam penyajiannya seperti bahasa dan gambar, memperhatikan
tata susunan tertentu misalnya abjad, kronologis, sistematis, dan sebagainya,
serta menyajikannya untuk kelompok tertentu, misalnya bahasa Inggris untuk
pemula.
c. Bentuk
intelektual, yaitu aspek yang ditekankan dalam pembahasan suatu subjek.
Misalnya Filsafat Sejarah disini yang menjadi subjeknya
Adalah sejarah sedangkan filsafat
adalah bentuk intelektual.
C. StandarPengindeksanSubjek
Standar
merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib.
Pengimdeksan subjek mencakup proses pencatatan ciri-ciri dokumen yang penting,
analisisisi, klasifikasi dan pembuatan kartu katalog.
Bertujuan
untuk memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan
dengan cepat. Oleh karenanya dalam pengindeksan subjek harus memperhatiakan
1. Subjek
maupun pokok masalah yang akan diindeks harus
betul-betul dibutuhkan oleh pemustaka.
2. Semua
entri harus disusun alfabetis menurut abjad latin.
3. Dalam
pemilihan tajuk hendaknya dipilih istilah yang popular dan mudah dikenal.
4. Memilih
tajuk yang spesifik, khusus, dan rinci.
5. Menggunakan
Ejaan Yang Disempurkan( EYD ).
6. Dalam
keadaan tertentu digunakan tajuk gabungan seperti Bank atau Banking.
7. Nama
orang harus ditulis lengkap.
8. Apabila
perlu bisa digunakan antonim.
9. Apabila
terdapat suatu kata yang kebetulan digunakan dalam bidang yang berbeda dan dan
memiliki arti yang berbeda, sebaiknya diberiketerangan diantara dua kurung.
10. Untuk
indeks nama departemen atau lembaga terkenal tidak perlu ditulis nama
negaranya.
11. Untuk
membedakan nama diri dengan nama lain ( gunung, kota, tempat, dan lain-lain )
maka untuk nama diri ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama.
12. Untuk
memberikan informasi yang lebih rinci dibuat petunjuk dari subjek utama
kebagian-bagian lainnya.
13. Untuk
membuat indeks bidang sejarah maupun biografi dapat dilihat urutan kronologis
dan bukan alfabetis.
14. Lambing
atau singakatan yang masih asing hendaknya ditulis kepanjangannya.’
15. Untuk
pembuatan indeks penulis, makanama orang yang telah menjadi nama alat, rumus,
hukum, sistem, seperti : Watt dan Newton tidak perlu dicantumkan lagi.
10. SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI
1. Pengertian Sistem Temu
Kembali Informasi
Sistem
temu kembali informasi berasal dari kata Information Retrieval System (IRS).
Temu kembali informasi adalah sebuah media layanan bagi pengguna untuk
memperoleh informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
Sistem temu kembali informasi merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk
menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Sistem temu kembali
informasi berfungsi sebagai perantara kebutuhan informasi pengguna dengan
sumber informasi yang tersedia. Pengertian yang sama mengenai sistem temu
kembali informasi menurut Sulistyo-Basuki (1992: 132) sistem temu kembali
informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok
informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan
kebutuhan pemakai.
Maka
dapat disimpulkan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan sebuah sistem
yang berguna dalam memanggil dan menempatkan dokumen dari/dalam basis data
sesuai dengan permintaan pengguna. Sistem temu kembali informasi memiliki
tujuan akhir, yaitu memberikan kepuasan informasi bagi pengguna sistem. Jadi,
temu kembali informasi merujuk pada keseluruhan kegiatan yang meliputi
pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan
(organization) sampai kepada pengambilan (access).
2.
Evaluasi
Sistem Simpan dan Temu Balik Informasi
Berbagai parameter digunakan untuk evaluasi
sistem simpan dan temu balik informasi untuk mengukur kemampuan nyata sebuah sistem dalam temu balik dokumen atau
rujukannya.
Biasanya
setiap
pertanyaan
diajukan ke sistem informasi
selalu memperoleh
jawaban. Evaluasi ini
perlu dilakukan dalam kaitannya dengan biaya, dikenal
dengan nama evaluasi efektivitas-biaya (cost-effectiveness). Evaluasi dilakukan
untuk menjelaskan bagaimana sistem beroperasi atau untuk mengetahui mengapa sistem berfungsi pada tingkat efisiensi tertentu.
A.
Efektivitas
Parameter
efektivitas ialah
rasio perolehan (recall) dan
rasio
ketepatan (precision).
Rasio
perolehan adalah perbandingan dokumen ditemukan dengan jumlah total dokumen
relevan dalam sistem. Rasio ketepatan adalah perbandingan antara dokumen
relevan dengan jumlah dokumen yang ditemu balik dalam penelusuran.
Perolehan dan ketepatan merupakan hal yang
bertentangan. Bila penelusuran dipersempit artinya makin spesifik, maka besar
kemungkinan tidak dapat menemukan dokumen relevan yang dideskripsi dengan
istilah lebih umum. Misalnya menelusur hutan produksi tengkawang, kemungkinan
besar ketepatannya makin kecil karena beberapa dokumen diberi deskriptor hutan
produksi. Dengan kata lain, penelusuran dipersempit akan mengaburkan ketepatan
dan memperbesar senyap. Sebaliknya, bila penelusuran diperluas artinya
menggunakan istilah umum, maka tujuan penelusuran adalah temu balik dokumen
dalam jumlah maksimum walaupun dokumen tersebut hanya sedikit saja menyinggung
topik yang diminta. Maka akan terjadi peluang besar bahwa dokumen yang
ditemukan mencakup lebih banyak dokumen non relevan. Hasilnya ialah ketepatan
semakin berkurang dan derau semakin besar.
Ukuran efektivitas lainnya ialah :
a) Nisbah (rasio) jatuhan (fallout) ialah nisbah antara
dokumen relevan ditemu balik
dengan total dokumen non relevan dalam pangkalan data.
b) Selektivitas adalah proporsi dokumen
non relevan yang tidak ditemu balikkan dengan jumlah total dokumen non relevan.
Dokumen non relevan yang tidak ditemu balik berarti dokumen tersebut
dihilangkan dari penelusuran.
c) Perincian (specificity) atau keumuman
(generality) adalah perbandingan dokumen relevan dengan jumlah total dokumen.
Perbandingan ini memiliki badingan
(bearing)
langsung terhadap temu balik. Semakin besar koleksi di luar pertanyaan, semakin
besar peluang senyap dan derau.
d). Waktu
tanggap
ialah waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan. Dengan nisbah perolehan
dan ketepatan tertentu, semakin pendek waktu tanggap semakin memuaskan
hasil temu balik sistem bersangkutan.
e). Usaha
pemakai diukur dengan waktu yang dihabiskan pemakai dalam melakukan penelusuran
bagi dirinya sendiri atau mengatur penelusuran oleh orang lain bagi keperluan
pemakai, setelah hasilnya diperoleh kemudian memilah dokumen relevan. Semakin
sedikit usaha yang dihabiskan pemakai, semakin baik sistem simpan dan temu balik.
f) Rasio
liputan atau coverage ratio adalah proporsi dokumen dalam pangkalan data yang
mencakup subjek yang ditanyakan pemakai. Walaupun perolehan mencapai 100% ,
perolehan tersebut tidak meliput dokumen relevan yang ada seluruhnya.
g). Nisbah kebaruan atau novelty
ratio adalah proporsi dokumen yang disebutkan dalam jawaban namun belum
diketahui oleh pemakai. Semakin tinggi nisbah kebaruan semakin efektif unjuk
kerja sistem temu balik. Kriteria ini penting bagi penelusuran informasi
mutakhir.
B.
Evaluasi unjuk kerja
Metode
yang digunakan tergantung pada jenis sistem, tujuannya, serta kondisi
pelaksanaan evaluasi.
Evaluasi
dapat dipusatkan pada penelusuran yang dilakukan pada berbagai sistem atau pada
produk dokumenter atau pada peran jasa dan produk dokumenter sebagai sarana
temu balik.
Waktu tanggap dan usaha pemakai dapat diamat-amati,
dipantau, dan dicatat dengan bantuan kerjasama pemakai. Pemakai akan menilai
ketepatan dan kebaruan dengan cara mengisi formulir yang dibagikan setiap kali
melakukarn penelusuran. Masalah evaluasi ini memberi peluang berkembangnya
penelitian terhadap pelaku evaluasi unjuk kerja. Sebagai patokan penelitian ialah metode evaluasi hendaknya
orang berkaitan
dengan sasaran akhir, khususnya mampu mengukur perbaikan potensial memilah
terhadap sistem. Mengenai konsep relevan, hingga kini masih dianggap konsep
kontroversial, tergantung pada penilaian pemakai.
C.
Sebab-Sebab
Kegagalan
Kegagalan utama dalam sistem simpan dan temu balik
lazimnya berkaitan dengan kriteria unjuk keja yaitu perolehan dan ketepatan.
Kegagalan ini terjadi karena kekeliruan dalam bahasa dokumenter, deskripsi isi,
prosedur penelusuran, interaksi sistem dengan pemakai, pemanfaatan gawai
telusur, serta galat manusia.
Kegagalan karena kurang memanfaatkan gawai telusur biasanya
tidak terlalu serius. Kegagalan ini dapat berumber pada peralatan (akses buruk pada jajaran,
penerapan yang kurang baik akan prosedur penelusuran, keausan wahana) atau cara
menggunakannya kurang benar (misalnya jajaran tidak tersusun rapi).
Deskripsi isi yang kurang spesifik, kurang keluasan
(exhaustivity), tiada pencantuman konsep penting, atau penggunaan istilah yang
kurang tepat akan menghasilkan perolehan yang buruk. Sebaliknya bilamana
terlalu luas atau istilah yang digunakan keliru maka hasilnya ialah ketepatan
yang renda deskriptor.
Formula penelusuran akan mempengaruhi perolehan
bilamana formula tersebut idak dapat meliput semua aspek dari pertanyaan atau
bila dirumuskan terlalu spesifik atau terlalu luas. Hasilnya ialah dokumen yang
diperoleh tidak cukup memuaskan semua kriteria permintaan. Sebaliknya bila
formula penelusuran tidak spesifik atau terlalu luas, menggunakan istilah yang
tidak memuaskan atau kombinasi istilah yang kurang bagus, atau apabila logika penelusuran keliru maka hasilnya adalah
ketepatan yang buruk.
Biaya sistem simpan dan temu balik dapat dipecah-pecah
menjadi biaya yang berkaitan dengan pengadaan, pengolahan, dan penyimpanan
(produksi informasi sekunder), pembangunan dan perawatan sistem temu balik,
pengolahan pertanyaan, pemanfaatan gawai telusur dan peralatan untuk mencetak
dan mengkomunikasikan hasil telusur, serta verifikasi dan pemilihan dokumen
yang relevan.
Butir pertama
menyangkut biaya adalah biaya staff (gaji, tunjangan, lembur), dapat dihubungkan dengan
waktu yang digunakan untuk setiap kegiatan. Misalnya berapa biaya pengolahan
dokumen per jam atau berapa biaya penelusuran terpasang. Butir dua ialah biaya
material, biaya operasional, gawai entri data, perleng kapan cetak dan
fasilitas telekomunikasi (misalnya sewa telepon). Biaya material menyangkut
bahan habis pakai, pengadaan dokumen primer, atau pangkalan data. Yang kedua
terakhir itu justru lebih penting bagi unit informasi, walaupun bahan habis
pakai tidak dapat dihiraukan. Biaya lain-lain (overhead costs) mencakup premis,
asuransi gedung, listrik, jasa umum, dan sejenisnya harus dihitung. Cara
menghitungnya lazimnya perbandingan antara biaya tersebut dengan jumläh
personil dalam jasa temu balik. Tata buku biaya dilakukan dengan cara memeriksa
pembukuan pengeluaran dan catatan transaksi.
E. Evaluasi Manfaat Biaya
Evaluasi manfaat biaya sulit dilaksanakan karena
manfaat langsung dari jasa temu sulit diidentifikasi dan juga tidak mudah diukur.
Namun pembaca dapat
membandingkan biaya jasa dengan biaya memperoleh informasi dengan cara lain.
Metode lain ialah memperkirakan waktu yang digunakan atau produktivitas yang
meningkat sebagai hasil dari penggunaan jasa temu balik. Hanya saja harus
diingat bahwa ukuran ini hanya dapat dilakukan dengan memperkirakan kerugian
akibat kekurangan jasa temu balik. Keberadaan jasa
informasi memungkinkan unit
informasi mengurangi tenaga kerjanya atau menggunakan staff dengan kualifikasi lebih rendah.
Bila evaluasi semacam itu mustahil dilaksanakan, maka
cara lain ialah minta pendapat pemakai. Caranya melalui kuesioner atau
wawancara, dirancang untuk mengetahui seberapa jauh kepuasan pemakai
terhadap jasa temu balik dar penilaian mereka terhadap manfaat yang mereka
perolch dari unit informasi.
Jadi apa pun kata orang, hendaknya diusahakan
melakukan evaluasi secara berkala agar system berunjuk kerja memuaskan dan benar-benar ada
manfatnya sesuai dengan tujuannya.
